E-Rechnung

Informationen für Auftragnehmer

zur Nutzung der Onlinezugangsgesetz (OZG) -

konformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)

bei der Einführung der E-Rechnung ab 1. April 2020

in der Stadt Kyritz

1. Rechtliche Verpflichtung zur Annahme von E-Rechnungen

Die Stadt Kyritz ist bei Erfüllung öffentlicher Aufträge als öffentlicher Auftraggeber gemäß § 1 Abs. 2 BbgERechV ab dem 1. April 2020 verpflichtet, den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen im Oberschwellenbereich sicherzustellen. Elektronische Rechnungen im Unterschwellenbereich müssen nach § 9 BbgERechV erst ab dem 1. Januar 2025 angenommen und verarbeitet werden. Alle öffentlichen Auftraggeber sind mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 dazu verpflichtet, zukünftig elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Im Land Brandenburg sind die Details für die Umsetzung der EU-Rechnungsrichtlinie in der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (BbgERechV) vom 19. September 2019 geregelt (siehe Link: https://bravors.brandenburg.de/verordnungen/erechv).

2. Definition der elektronischen Rechnung (E-Rechnung)

Eine elektronische Rechnung ist nach § 2 BbgERechV ein Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird, wenn es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht. Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931). Die Überführung der europäischen in die nationale Norm erfolgt mit dem Standard XRechnung. Die aktuellen Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und an die Übermittlung bestimmen sich nach § 4 BbgERechV. Folglich haben Rechnungsstellende und Rechnungssendende für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden.

3. Kommunale Nutzung der OZG-konformen Rechnungseingangsplattform des Landes/Bundes

Die Stadt Kyritz stellt seinen Auftragnehmern die vom Bund über das Land Brandenburg bereitgestellte OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) der mittelbaren Bundesverwaltung zur Verfügung, welche von der Bundesdruckerei betrieben wird. Diese OZG-konforme Rechnungseingangsplattform ist unter https://xrechnung-bdr.de zu erreichen.

4. Kostenfreie Einreichung einer E-Rechnung durch den Auftragnehmer

Durch die Nutzung der Dienste der OZG-RE kann der Auftragnehmer elektronische Rechnungen erstellen und hochladen, um sie dem Rechnungsempfänger zugänglich zu machen. Eine Nutzung der Dienste der OZG-RE ist kostenfrei mit dem Anlegen eines Nutzerkontos unter https://xrechnung-bdr.de.

möglich. Dem Auftragnehmer entstehende Kosten (wie z.B. Kosten für die eigene Internet-, Hard- und Softwarenutzung) werden nicht erstattet. Der Auftragnehmer muss sich für die Nutzung der OZE-RE registrieren. Hierfür werden unter anderem folgende Daten vom Nutzer (Auftragnehmer) benötigt:

• Vor- und Nachname

• E-Mail-Adresse

• Passwort

• (ggf. USt-Nr. etc.)

5. Pflichtinformationen für die Erstellung einer E-Rechnung

Darüber hinaus muss der Auftragnehmer für die Erstellung der elektronischen Rechnung nach § 5 Absatz 1 BbgERechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens die weiteren Daten angeben:

• eine Leitweg-Identifikationsnummer des öffentlichen Auftraggebers (siehe Ziffer 6),

• die Bankverbindungsdaten des Auftragnehmers,

• die Zahlungsbedingungen und

• die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellenden (Auftragnehmers).

Zu den weiteren Angaben nach § 5 Absatz 1 BbgERechV gehören die nachfolgenden Daten, wenn diese dem Rechnungssteller (Auftragnehmer) bereits bei Beauftragung übermittelt wurden:

• die Lieferantennummer (sofern bekannt),

• eine Bestellnummer (sofern bekannt),

• ein Aktenzeichen, sofern vorhanden.

6. Die Leitweg-ID Stadt Kyritz

Die Leitweg-ID der Stadt Kyritz lautet: 12-12992262166343-23

7. Eingang der E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger (öffentlichen Auftraggeber) zugegangen, sobald die Rechnung den Status „bereitgestellt“ annimmt. Dies ist der Fall, wenn die Rechnung bei der OZG-RE eingegangen ist und die beschriebenen Prüfungen erfolgreich durchlaufen hat. Voraussetzung dafür ist die Berücksichtigung der Anforderungen an die elektronische Rechnung und rechnungsbegleitenden Anlagen hinsichtlich Format und Größenbeschränkung. Den Status einer über die OZG-RE eingereichten elektronischen Rechnung kann der Nutzer anhand der Protokolldaten in der Weboberfläche der OZG-RE einsehen. Die Protokolldaten werden 30 Tage nach dem letzten Statuswechsel gelöscht.

8. Weitere Details in den Nutzungsbedingungen

Weitere Details zur Nutzung des OZG-konforme Rechnungseingangsplattform sind in den Nutzungsbedingungen (PDF) einsehbar.